Każdy kto prowadzi swoją firmę, ale także i gros osób realizujących zakupy przez internet, otrzymał przynajmniej raz fakturę proforma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym de facto jest ten dokument i czym różni się on od typowej faktury.
Faktura proforma – czy to dokument księgowy?
W języku łacińskim pro forma oznacza „prowizorycznie”, stąd często można spotkać się z wyjaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Powinno się jednakże zachować ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który rodzajem zapowiedzi jakiejś oferty. Nie jest dowodem kupna artykułów czy wykonania usługi, zatem w myśl przepisów ustawy o VAT nie wywołuje następstw w zakresie podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, bo tyczy się sprzedaży czy też usługi, która jeszcze nie jest zrealizowana, więc warunki transakcji w niej opisane mogą w każdej chwili być zmienione.
Proforma nie zwalnia z konieczności wystawienia wiążącej faktury VAT
Faktura proforma zawiera te same elementy i wygląda podobnie jak faktura VAT, m.in.:
- datę i miejsce jej wystawienia,
- dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
- nazwę usług czy też towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- informacja o zakresie ewentualnych zniżek,
- stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- wskazanie prognozowanej daty doręczenia towaru bądź wykonania usługi.
Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznakować zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, żeby bez trudności można było rozróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, generującej skutki podatkowe. Należy także pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w przypadku, gdy odbiorca wpłaci już przedpłatę albo uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.